Préparer et conduire des réunions : optimiser une structure pour la productivité en réunion
Description du programme
Cette formation permet de développer les compétences nécessaires pour préparer et conduire des réunions efficaces et productives. Elle aborde les méthodes pour structurer les réunions, définir des objectifs clairs et optimiser le temps de travail collectif.
Les participants apprendront à organiser leurs réunions, à animer les échanges et à faciliter la prise de décision. La formation met également l’accent sur la gestion du temps, la participation des collaborateurs et les bonnes pratiques pour améliorer durablement la performance des réunions.
Ce que vous allez maîtriser
Optimiser les conditions de réussite d’une réunion
Adapter sa trame et son rôle en fonction de l'objectif final
Fixer le cadre dès le démarrage de la réunion
Exploiter la dynamique de groupe
Clore la réunion
Rédiger et alimenter des comptes- rendus
Déroulement de la formation
Jour 1
Questionnaire avant stage & évaluation de positionnement
1| Optimiser les conditions de réussite d’une réunion
‣ Le rapport qualité / prix
‣ La définition de l’objectif
‣ Le choix des participants
‣ Les 5 points à préparer
‣ La disposition de la salle
2| Adapter sa trame et son rôle en fonction de l'objectif final
‣ Les 3 rôles de l’animateur
‣ Les 5 types de réunions :Information, Concertation, Résolution de
‣ La structure pour chaque type de réunions
3| Fixer le cadre dès le démarrage de la réunion
‣ Les règles de fonctionnement / la charte de réunion
‣ Le secrétaire et le gardien du temps
‣ Les 6 étapes pour lancer la réunion
Jour 2
Réactivation des acquis du jour 1
4| Exploiter la dynamique de groupe
‣ Les réseaux de communication
‣ Les 4 étapes de la formation d’un groupe et les repères à connaître
‣ Les comportements en groupe
‣ Les principes d’animation de réunions
5| Clore la réunion
‣ Les décisions du groupe
‣ La synthèse des points clés
‣ L’évaluation de la réunion
6| Rédiger et alimenter des comptes-rendus
‣ Le tableau de synthèse partiel pour préparer le compte rendu
‣ Le contenu d’un compte rendu
Profils concernés
Cette session est optimisée pour les profils suivants :
- Manager
- Responsable d'équipe
- Chef de projet
- Toute fonction d'encadrement